T.C.
GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI
Strateji Geliştirme Başkanlığı
Sayı :19696635-805.99
Konu :EBYS Gereği Klasöründe Bekleyen
Belgeler
15.11.2016 / 20206297
DAĞITIM YERLERİNE
Bakanlığımızda kullanılmakta olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nde (EBYS); Birimlerde görevli iken açığa alınan/ihraç edilen personelin "Gereği Klasörü"nde bekleyen ve işlemi yapılmamış olan belgelerle ilgili olarak Başkanlığımıza gelen taleplerde, Birimler tarafından yapılması gereken işlemlerde tereddüt olduğu anlaşılmaktadır.
Bilindiği üzere, Bakanlık Makamının 19/08/2016 tarih ve 18258960 sayılı onayı ile yürürlüğe giren EBYS Uygulama Yönergesinin Geçici Görev, Yer Değiştirme, Ücretsiz İzin, Emeklilik Durumlarında Yapılacak İşlemler başlıklı 18 inci maddesinde " İdare amirleri tarafından birimlerinde herhangi bir sebeple ilişiği kesilecek personelin EBYS üzerinde gereği klasöründe bekleyen belge olup olmadığı Menü> Pano> Kullanıcı Seçiniz kısmından belirlenerek, bekleyen belge olmaması durumunda pasife alma işlemi gerçekleştirilir. Kullanıcının gereği klasörü boşaltılmadan kullanıcının pasife alma işlemi gerçekleştirilmez.” hükmü yer almaktadır.
Bu kapsamda, Birimlerde görevli personelin değişik sebeplerle görevinden ayrılması durumunda, kullanıcının gereği klasörü kontrol edilmeden kullanıcı hesabı pasif hale getirilmemelidir. Ancak kullanıcı hesabı kontrol edilmeden pasif hale getirildiyse, kullanıcının gereği klasöründe bekleyen belgelerin kontrolünün sağlanması amacıyla Birimlerde görevli "Kullanıcı Yetkilendirme Yetkilisi" tarafından bazı işlemlerin yapılması gerekmektedir.
Bu işlemler kapsamında, öncelikle kullanıcı vekaleti birim amiri onayıyla kısa süreliğine belirlenen başka bir kullanıcıya verilecek ve kullanıcının gereği klasöründe bekleyen belgeler başka bir kullanıcıya havale edilerek işlemler tamamlanacaktır. Bu vekalete ilişkin olarak ileride meydana gelebilecek sorunların önüne geçilmesi amacıyla, vekaletin bu süre zarfında başka bir personele verilmesinin gerekçesinin yer aldığı bir tutanak hazırlanmasının uygun olacağı değerlendirilmektedir.
Söz konusu işlemlere ilişkin ayrıntılı şema yazımız ekinde gönderilmekte olup, gereği klasörü boşaltılmadan pasif hale getirilen kullanıcılarla ilgili olarak yukarıda belirtilen hususlara azami derecede dikkat edilmesi hususunda,
Bilgilerini ve gereğini rica ederim.
Fatih İslam KARAOĞLU
Bakan a.
Strateji Geliştirme Başkanı
Ek: Gereği Klasöründe Bekleyen Belgelerle İlgili Yapılması Gereken İşlemler
Dağıtım:
81 İl Valiliğine (Ticaret İl Müdürlükleri)
Tüm Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüklerine
GEREĞİ KLASÖRÜNDE BELGE BEKLEYEN KULLANICININ KULLANIM DURUMU,KULLANICI YETKİLENDİRME YETKİLİSİ (KYY) TARAFINDAN KONTROL EDİLİR . KULLANIM DURUMU AKTİF Mİ PASİF Mİ?
PASİF
AKTİF
KULLANICI DURUMU KYY TARAFINDAN AKTİF HALE GETİRİLİR. (MENÜ>KULLANICILAR>KULLANICI BİLGİLERİ>KULLANICI DURUMU)
KULLANICI BİRİM ADINA HAVALE YAPMA YETKİSİNE SAHİP Mİ?
GEREĞİ KLASÖRÜNDE BELGE BEKLEYEN KULLANICININ VEKALETİ KYY TARAFINDAN BELİRLENEN BAŞKA BİR KULLANICIYA VERİLİR. (MENÜ>VEKALETLER>YENİ EKLE)
EVET
HAYIR
KULLANICIYA KYY TARAFINDAN “BİRİM ADINA HAVALE YAPMA” YETKİSİ VERİLİR. (YETKİ İŞLEMİNDE YAZILARIN HAVALE EDİLECEĞİ KULLANICININ BİRİMİ ESAS ALINIR)
İŞLEMLER TAMAMLANDIKTAN SONRA KYY TARAFINDAN VEKALET SONLANDIRILARAK KULLANICI TEKRAR PASİF HALE GETİRİLİR.
VEKALETİ ALAN KULLANICI (VEKİL) GEREĞİ KLASÖRÜNDE YAZI BEKLEYEN KULLANICININ (ASİL) BELGELERİNİ BAŞKA BİR KULLANICIYA HAVALE EDER.
