01.03.2018 32451460 EBYS Hatalı Havale ve Dağıtım Yapılan Belgeler (dış kurumlar, dışa gönder) HÖ

T.C.

GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI

Strateji Geliştirme Başkanlığı

Sayı :45224183-805.99

Konu :EBYS Hatalı Havale ve Dağıtım Yapılan Belgeler

01.03.2018 / 32451460

DAĞITIM YERLERİNE

Başkanlığımızca yapılan inceleme sonucunda, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanmayan Rekabet Kurumu ve alt birimleri, Bakanlık Müşavirliği, Özel Kalem Müdürlüğü, Gümrük ve Ticaret Konseyi gibi birimler ile grup başlığı olan "Dış Kurumlara" belge havale edildiği ve belge dağıtımı yapıldığı tespit edilmiştir.

Söz konusu birimlere hatalı belge dağıtımı yapılmasıyla ilgili olarak yapılan çalışmada, belgeyi oluşturan kullanıcılar tarafından belge hazırlanması aşamasında dağıtım bölümüne ilişkin bilgilerin doğru seçilmediği, evrak birimi personelinin ise havale ve dağıtım yaparken fiziki olarak gönderilmesi gerekli belgeler için EBYS'de işlemi "Dışa Gönder" seçimi ile işlemi sonlandırmadıkları, bunun yerine yukarıda sayılan birimlerin seçilerek işlemin sonlandırıldığı anlaşılmaktadır. Belirtilen hatalı dağıtımı yapılan belgeler ilgili birimlere iade edilecek olup Bakanlık EBYS'ni kullanmayan kurumlara ve birimlere hatalı dağıtım yapılmaması hususunda;